Để viết email tốt, trước tiên hãy thử trả lời câu hỏi: Thế nào là 1 email tốt?
Email tốt là email được việc. Một email tệ là email làm hỏng việc. Một email khi gửi đi phải giúp bạn đạt được mục đích.
Vậy thì: Mục đích khi viết email là gì? Câu hỏi này dẫn đến nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất của việc viết email.
Trước khi viết phải biết rất rõ là bạn muốn có được cái gì sau khi gửi email này đi.
Bạn muốn khách hàng phản hồi lại báo giá, bạn muốn khách hàng cảm thông cho việc trễ deadline, bạn muốn khách hàng chọn cái option bạn muốn họ chọn, bạn muốn khách hàng phản hồi nhanh sau email gửi recap cuộc họp…. Tuỳ vào mục đích bạn sẽ đưa ra chiến lược email phù hợp. Đó có thể là chiến lược email vui vẻ, email thân thiện, hay email gợi thương cảm hoặc email dẫn dụ, email logic không thể chối cãi, email cảnh báo trong cứng có mềm….hoặc email sao cho có bị screenshot quăng lên facebook thì ko tạo drama.
Khi viết xong email có thể bạn muốn dành 1 phút dự đoán xem hành động của khách hàng/sếp/đồng nghiệp sau khi đọc email, hành động đó có đúng với ý bạn muốn không. Đừng bao giờ ngồi xuống viết mail chỉ để viết ra thông tin mà không có một chút tính toán nào trong đầu.
Đừng lo lắng, một chút tính toán trong công việc sẽ không làm mất đi bản chất ngây thơ, hồn nhiên trong con người bạn đâu. Trong công việc, một chút kỹ năng không phải để giúp những người khôn ngoan trở nên cáo già hơn mà để giúp những người hồn nhiên có được chút vỏ tinh tế, cáo già bên ngoài. Một tâm hồn trong trẻo trong công việc là rất tuyệt vời, chỉ là biết cách xài chút kỹ năng thì tâm hồn đó dễ thở hơn.
Tất nhiên đã là “nghệ” thì phải có phong cách cá nhân. Ai cũng sẽ tự phát triển kỹ thuật viết email riêng. Chỉ là dù có kỹ thuật gì thì nguyên tắc trên là không thay đổi.
Bây giờ thì mình đã ra khỏi mood viết, mình sẽ quay lại với một vài nguyên tắc tự rút ra bao gồm:
- Giao tiếp trong công việc bắt đầu với nhận thức về Ai chịu trách nhiệm cho việc gì
- Hai phần của một email
- Hướng tới người nhận
- Luôn có sự dẫn dắt: Có thể bạn nghe câu, bán hàng ko phải là nói về món hàng mà là tạo ra nhu cầu cho khách hàng.
- Nguyên tắc “nhấm nháp”
